Fungsi Penilaian Prestasi Manajemen SDM

Dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan, organisasi disusun dalam unit-unit kerja yang lebih kecil, dengan pembagian kerja, sistem kerja dan mekanisme kerja yang jelas. Setiap orang dalam satu unit kerja mempunyai sasaran dan uraian tugas tertentu, sebagai bagian dari sasaran unit kerja dimaksud. 

 

Jadi kinerja perusahaan adalah agregasi atau akumulasi kinerja semua unit organisasi, yang sama dengan penjumlahan kinerja semua orang atau individu yang bekerja di perusahaan tersebut. Kinerja individu, kenierja kelompok dan kinerja organisasi (perusahaan), dipengaruhi oleh banyak faktor intern dan ekstern organisasi (Simanjuntak, 2005 : 1-3).

Kata kinerja, atau performansi (job performance) lazim dipergunakan sebagai padanan dari prestasi kerja atau hasil kerja. Sedangkan kata “penilaian prestasi atau evaluasi kinerja” merupakan terjemahan dari bahasa Inggris “ Performance Appraisal”.

Pengertian kinerja

Bernardin dan Russel (1993) memberikan definisi tentang prestasi kerja (job performance) sebagai catatan tentang hasil-hasil yang diperoleh dari fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau kegiatan tertentu selama kurun waktu tertentu (dalam Gomes, 2003 : 135).

Prestasi kerja, kinerja atau job performance oleh Maier (1965) diberi batasan sebagai kesuksesan seseorang di dalam melaksanakan suatu pekerjaan; dan oleh Lawler dan Porter (1967), diberi batasan sebagai “successful role achievement” yang diperoleh seseorang dari perbuatan-perbuatannya (dalam As’ad, 1987 : 46).

Dari batasan-batasan atau definisi di atas, jelaslah bahwa yang dimaksud dengan job performance, atau kinerja, atau prestasi kerja adalah hasil yang dicapai oleh seorang karyawan/pegawai menurut  ukuran yang berlaku, untuk pekerjaan tertentu, selama kurun waktu tertentu.

Pengertian penilaian atau evaluasi kinerja

Menurut Handoko (2001 : 135), penilaian kinerja (performance appraisal) adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.

Menurut Simanjuntak (2005 : 103), evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses penilaian pelaksanaan tugas (performance)  seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Kinerja berdasarkan kesepakatan kerja

Dalam menjalankan suatu pekerjaan atau tugas, para karyawan sejak awal telah menyepakati atau  setidaknya sudah tahu, apa persyaratan, keterampilan, dan sasaran yang akan dicapainya. Inilah esensi daripada manajemen kinerja. Jadi, sejak awal sudah ada suatu kesepakatan kerja. Berdasarkan itu, pengawasan dan atau monitoring dijalankan pimpinan, dan kemudian hasil kerjanya dikaji (Armstrong, 1994 : 13). Evaluasi kinerja merupakan bagian dari proses manajemen kinerja.

 (Menurut Armstrong, 1994 : 14) 

Bandingkan dengan unsur-unsur fundamental dari proses penilaian - penilaian MBO (Management by Obyektive) khususnya – sebagai  berikut ini :

(Menurut Tulus, 1992 : 132)

Faktor yang mempengaruhi prestasi kerja

Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001:82) faktor- faktor yang memengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:

1. Kemampuan mereka,
2. Motivasi,
3. Dukungan yang diterima,
4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan
5. Hubungan mereka dengan organisasi.

Menurut David C. Mc Cleland (1997) seperti dikutip Mangkunegara (2001:68), berpendapat bahwa “Ada hubungan  yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.

Menurut Robbins (1996 ), kinerja sebagai fungsi interaksi antara kemampuan atau ability (A), motivasi atau motivation (M) dan kesempatan atau opportunity (O), yaitu kinerja = ƒ (A x M x O). Dengan demikian, kinerja ditentukan oleh faktor-faktor kemampuan, motivasi dan kesempatan.

Tujuan atau kepentingan penilaian prestasi kerja

Menurut Tulus (1992 : 126-127) tujuan atau kepentingan penilain prestasi kerja  dapat dilihat dari sudut karyawan dan perusahaan,  sbb :

1. Dari sudut karyawan, penilaian prestasi akan memberitahukan kepadanya bagaimana ia telah melakukan pekerjaannya. Apa tindak selanjutnya agar bisa lebih berprestasi di masa mendatang ?
2. Dari sudut pandang perusahaan, evaluasi tersebut mempunyai maksud, antara lain :

• Untuk memperoleh dasar pengambilan keputusan promosi, transfer, demosi atau penurunan pangkat, dan PHK
• Untuk mengalokasikan imbalan-imbalan bagi para karyawan
• Untuk meyakinkan umpan balik bagi perorangan yang dapat menunjang pengembangan diri dan karirnya dan dengan demikian menjamin efektivitas perusahaan

Menurut Handoko ( 2001:135-137), tujuan penilaian prestasi kerja adalah   .............

1. Untuk perbaikan prestasi kerja
2. Untuk penyesuaian kompensasi
3. Untuk keputusan penempatan
4. Untuk kebutuhan latihan dan pengembangan
5. Untuk perencanaan dan pengembangan karir
6. Akan mencerminkan proses staffing
7. Akan mencerminkan keakuratan/ketidakakuratan informasional
8. Akan mencerminkan desain pekerjaan
9. Untuk memberi peluang kerja yang adil
10. Untuk merespon tantangan eksternal

Sedangkan menurut Gomes (2003: 135-136), ada 2 tujuan :

1. Untuk mereward peformansi sebelumnya (to reward past performance), dan
2. Untuk memotivasi perbaikan performansi pada waktu yang akan datang (to motivate future performance improvement)

Penilaian yang akurat

Menurut Handoko (2001 : 138-139) penilaian hendaknya memberikan suatu gambaran akurat mengenai prestasi kerja karyawan. Untuk mencapai tujuan ini, maka …….

1. Sistem penilaian harus mempunyai hubungan dengan pekerjaan (job related)
2. Sistem penilaian harus praktis, artinya mudah dipahami penilai dan karyawan
3. Sistem penilaian harus mempunyai standar (performance standars) dan  menggunakan berbagai ukuran yang dapat diandalkan
4. Sistem penilaian harus bersifat obyektif        

Menurut Gomes (2003:136), penilaian akurat adalah :          

1. Relevancy : kesesuaian antara kriteria dan tujuan penilaian
2. Reliability : menunjukkan tingkat mana kriteria menghasilkan hasil yang konsisten (terpercaya)
3. Discrimination : kriteria performansi bisa memperlihatkan perbedaan-perbedaan dalam performansi di antara karyawan

Tiga jenis kriteria penilaian prestasi 

Menurut Schuler dan Jackson (1999 : 11-13, jilid II), terdapat 3 jenis kriteria sbb :

1. Kriteria berdasarkan sifat yang memusatkan diri pada karakteristik diri seorang pegawai, misalnya : jujur, rajin, sopan, pendiam, disiplin, loyalitas, keandalan, kemampuan berkomunikasi, keterampilan memimpin
2. Kriteria berdasarkan perilaku yang terfokus pada bagaimana pekerjaan dilaksanakan.Dibuat daftar perilaku yang harus diikuti karyawan. Misalnya : diukur sikap pelayanannya terhadap pembeli
3. Kriteria berdasarkan produktivitas atau hasil. “Apa yang dicapai ketimbang bagaimana mencapainya”

Catatan : lihat dan bandingkan juga dengan tipe-tipe kriteria performansi dalam buku “Manajemen Sumber Daya Manusia”, karangan Gomes (2003 : 137-144)

Berbagai bias dalam penilaian

Bias, artinya, melenceng, tidak akurat,  adanya kesalahan baik yang disengaja atau tidak oleh penilai. Menurut Handoko (2001 : 140-141) adalah sbb :

1. Halo Effect (kesan bersifat umum, tidak konkrit) 
2. Kesalahan yang cenderung terpusat (central tendency/rata2)
3. Terlalu lunak (liniency)
4. Terlalu keras (strickness)
5. Prasangka pribadi (etnis, agama, senioritas  )
6. Pengaruh kesan terakhir  (recency effect)
7. Kesan masa lalu juga berpengaruh besar

Pendekatan dan metode penilaian prestasi

Handoko (2001 : 142-152) membagi pendekatan atau metode penilaian prestasi yang (1) berorientasi pada masa lalu dan (2) berorientasi pada masa depan.

Dalam buku karangan As’ad, berjudul “Psikologi Industri”, Penerbit Liberty Yogyakarta, 1987  (walaupun buku lama) juga terdapat contoh yang cukup lengkap mengenai metode penilaian prestasi. Salah satu contoh sebagai berikut :

(Menurut As’ad, 1987 : 27)

Dimensi ukuran obyektif atau subyektif  dalam penilaian prestasi

Menerut Handoko (2001 : 139), dimensi ukuran prestasi kerja adalah apakah hal itu obyektif atau subyektif.

Ukuran tersebut disebut obyektif apabila ukurannya dapat dibuktikan atau diuji oleh orang lain. Sebaliknya ukuran subyektif adalah ukuran penilaian yang tidak dapat dibuktikan atau diuji oleh orang lain

Tindak lanjut penilaian prestasi kerja : umpan balik

Yang dimaksud adalah “wawancara pertimbangan prestasi. Wawancara penilaian atau wawancara pertimbangan prestasi dilakukan setelah penialaian prestasi, antara supervisor dan karyawan yang dinilai prestasinya, atau periode peninjauan kembali prestasi kerja yang memberikan kepada para karyawan sebagai umpan balik (Handoko, 2001:152-153).

Ada 3 pendekatan

1. Tell and Sell Approach, meyakinkan karyawan untuk berprestasi lebih baik (cocok untuk karyawan baru)
2. Tell and Listen Approach, memungkinkan karyawan menjelaskan latar belakang, alasan, perasaan mengenai prestasi kerjanya; juga bertujuan mengatasi reaksi perasaannya yang defensif
3. Problem Solving Approach, mengidentifikasi masalah yang mengganggu prestasi kerja karyawan, dan memecahkannya melalui coaching atau konseling.

Bandingkan dengan Mathis & Jackson, buku 2, 2002:105-106

Pihak yang dapat mengadakan penilaian prestasi kerja

           

Menurut Tulus (1992 : 127) , yang berwewenang menilai adalah :

1. Seorang atasan menilai bawahannya (ada atasan langsung dan atasan lebih tinggi)
2. Sekelompok atasan menilai bawahannya
3. Sekelompok rekan sekerja menilai seorang rekan sekerja tertentu
4. Para karyawan menilai atasannya

Namun dapat ditambahkan

5. Para pelanggan menilai perusahaan dan karyawan
6. Para karyawan menilai dirinya sendiri (self - appraisal)