MENGELOLA PRODUKTIVITAS DAN KINERJA

Produktivitas dan kinerja adalah bagian penting yang harus diperhatikan dalam manajemen SDM. Manajer yang berhasil berkemampuan dalam mengelola produktivitas dan kinerja karyawannya. Keduanya berperan penting dalam menentukan keberlangsungan bisnis.

Pengertian produktivitas 

Dalam laman http://pengertian-skripsi.blogspot.com/2011/02/pengertian-produktivitas-kerja.html, dijumpai beberapa pendapat tentang produktivitas, sebagai berikut :

Menurut Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo (1995:281) produktivitas adalah “sebuah konsep yang menggambarkan hubungan antara hasil (jumlah barang dan jasa) dengan sumber (jumlah tenaga kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya) yang dipakai untuk menghasilkan hasil tersebut.”

Menurut George J. Washinis (Rusli Syarif,1991:1) “Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna (efisiensi) dan hasil guna (efektivitas). Daya guna menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana, dan alam yang diperlukan untuk mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna menggambarkan akibat dan kualitas dari hasil yang diusahakan.”

Menurut Profesor Luis Sabourin (Rusli Syarif,1991:1) “Rumusan tradisional dari produktivitas total tidak lain adalah ratio dari apa yang dihasilkan terhadap saluran apa yang digunakan untuk memperoleh hasil tersebut.”

Menurut Mukiyat (1998:481) bahwa produktivitas kerja biasanya dinyatakan dengan suatu imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya dengan jam kerja rata-rata dari yang diberikan dengan proses tersebut.

 

Menurut Piagam OSLA tahun 1984 (J. Ravianto,1986:18) : Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan semakin banyak barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan menggunakan sedikit sumber daya.

1. Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplin yang secara efektif merumuskan tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga kualitas.
2. Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan, modal, teknologi manajemen, informasi, energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan yang mantap bagi manusia melalui konsep produktivitas secara menyeluruh.
3. Produktivitas berbeda di masing-masing negara dengan kondisi, potensi, dan kekurangan serta harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam jangka panjang dan pendek, namun masing-masing negara mempunyai kesamaan dalam pelaksanaan pendidikan dan komunikasi.
4. Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi juga mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus menerus berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.

Menurut Sondang P Siagian, “Produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh manfaat sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan menghasilkan output yang optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P Siagian, 1982:15).

Sedangkan menurut ensiklopedia bebas -http://id.wikipedia.org/wiki/Produktivitas -

Produktivitas merupakan istilah dalam kegiatan produksi sebagai perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input).

Perhatikan Gambar IP (Indeks Prestasi) di bawah

Sistem dan filosofi produktivitas

Sebagai sistem, produktivitas memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian suatu tujuan harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur atau faktor-faktor yang relevan dan mendukung. Sebab, produktivitas berkenaan dengan usaha atau kegiatan manusia untuk menghasilkan barang atau jasa yang berguna untuk pemenuhan kebutuhan hidup manusia dan masyarakat pada umumnya.

Sebagai filosofis, produktivitas mengandung suatu pandangan, atau keyakinan dan sikap mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan di mana cara kerja hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok hari harus lebih baik dari yang diperoleh hari ini. (dalam Payman J. Simanjuntak, 1987:34-35).

Dengan demikian, berdasarkan tinjauan sistem dan filosofisnya, maka di dalam produktivitas kerja terdapat unsur pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya, ialah (1) unsur semangat kerja, (2) unsur cara kerja, dan (3) unsur hasil kerja.

Arti produktivitas bagi organisasi ?

Menurut Herjanto – dalam ensiklopedia bebas-http://id.wikipedia.org/wiki/Produktivitas - , produktivitas :

1. Merupakan suatu ukuran yang menyatakan bagaimana baiknya sumber daya diatur dan dimanfaatkan untuk mencapai hasil yang optimal.
2. Dapat digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu industri atau UKM dalam menghasilkan barang atau jasa.
3. Menurut Wibowo dalam bukunya, “Manajemen Kinerja” (2014:98),  produktivitas akan menjadi ukuran yang berharga tentang sumber daya yang dipergunakan, baik sumber daya manusia atau sumber daya bukan manusia. Atau dengan kata lain, produktivitas merupakan cermin, ukuran hasil kerja, termasuk efisiensi dan efektivitas.

Variasi ukuran produktivitas

Ukuran-ukuran produktivitas bisa bervariasi - ensiklopedia bebas-http://id.wikipedia.org/wiki/Produktivitas –

           

Ukuran produktivitas tergantung pada aspek-aspek output atau input yang digunakan sebagai agregat dasar, misalnya:

1. Indeks produktivitas buruh,
2. Indeks produktivitas biaya langsung,
3. Indeks produktivitas biaya total,
4. Indeks produktivitas energi,
5. Indeks produktivitas bahan mentah, dan lain-lain.

 Produktivitas partial dan terpadu

(Triton, 2009:84)

Sumber Daya Manusia adalah salah satu input produktivitas, di samping bahan baku, teknologi, uang, dan sebagainya (Ingat 6 M, lihat juga uraian 13 faktor produktivitas di atas). Semua faktor tersebut dinamakan total productivity (produktivitas terpadu).

Apabila faktor-faktor produksi tersebut dilihat secara sendiri-sendiri, maka dinamakan partial productivity (produktivitas parsial).

Upaya menaikkan produktivitas 

Menurut Wibowo ( 2014:98) produktivitas sering dibandingkan atau diukur dengan standar yang sudah ditentukan sebelumnya.

Apabila lebih banyak keluaran dihasilkan dari jumlah masukan yang sama, atau masukan lebih sedikit dapat dipergunakan untuk mendapatkan keluaran yang sama, maka berarti produktivitasnya baik, bagus.

Menaikkan produktivitas artinya menghasilkan lebih banyak keluaran atau output yang lebih baik dengan tingkat masukan (input) sumber daya tertentu.

Langkah-langkah peningkatan produktivitas  

http://indraputrabintan.blogspot.com/2013/03/manajemen-produktivitas.html#.VQ2BsY7hlBQ

Langkah peningkatan produktivitas yang komprehensif dan terintegrasi ¹) :

1.  Analisa situasi.

Langkah awal manajemen produktivitas harus mampu menganalisa situasi sebelum mengambil keputusan ataupun mengambil tindakan yang akan ditetapkan. Contoh : Pada sebuah RS, kunjungan pasien lagi menurun drastis dari biasanya, maka tidak perlu menambah tenaga kerja / perawat baru.

2.  Merancang program peningkatan produktivitas.

Untuk peningkatan produktivitas maka dibutuhkan pula dasar program dengan rancangan yang tepat, efektif dan efisien. Contoh : Untuk menambah kunjungan pasien rawat jalan disebuah RS, maka bisa dilakukan langkah-langkah promosi, baik dilakukan melalui media iklan, maupun bisa langsung melaksanakan program pemeriksaan gula darah gratis, khitanan gratis dan lain sebagainya.

    3.  Menciptakan kesadaran akan

Kesadaran dari semua pihak yang terlibat dalam sebuah perusahaan / lembaga, merupakan kunci penting untuk peningkatan produktivitas seperti yang diharapkan. Contoh : Karyawan mematikan alat-alat listrik yang tidak sedang digunakan, untuk menghemat energi dengan tujuan menghemat pengeluaran   biaya. 

4. Menerapkan Program

Untuk meningkatkan produktivitas program sudah disusun dan diputuskan, maka harus diimplementasikan dalam pelaksanaannya untuk mencapai tujuan akhir. Contoh : Program peningkatan keterampilan SDM dengan cara mengadakan berbagai pelatihan seperti tehnik infus bayi dan lain sebagainya, dengan tujuan untuk peningkatan produktivitas.

    5.  Mengevaluasi program dan memberikan umpan balik

Untuk menilai hasil akhir maka perlu dilakukan evaluasi program dengan memberikan umpan balik. Contoh : Mengevaluasi hasil dari pelatihan tehnik infus bayi, apakah perawat tersebut lebih profesional setelah mengikuti pelatihan tersebut?

¹) : Putti, 1989

Bandingkan dengan uraian  siklus produktivitas

Siklus produktivitas

Ensiklopedia bebas-http://id.wikipedia.org/wiki/Produktivitas

Siklus produktivitas merupakan salah satu konsep produktivitas yang membahas upaya peningkatan produktivitas terus-menerus. Ada empat tahap sebagai satu siklus yang saling terhubung dan tidak terputus :

1. Pengukuran

2. Evaluasi

3. Perencanaan

4. Peningkatan

Produktivitas yang diperhitungkan hanya produk bagus yang dihasilkan saja, jika suatu work center banyak mengeluarkan barang cacat dapat dikatakan work center tersebut tidak produktif. Keempat kegiatan tersebut sudah menjadi dasar industri dalam melakukan peningkatan  atau perbaikan produktivitas.

             

Tujuh kunci mencapai produktivitas

http://www.asikbelajar.com/2014/04/teori-produktivitas-kerja.html

Timpe (1989) meninjau ratusan penemuan studi dan wawasan dari ribuan manajer yang berpartisipasi dalam suatu seminar tentang produktivitas, mengemukakan tujuh kunci untuk mencapai produktivitas yang tinggi yaitu: 

1. Manajemen yang ahli dan bertanggung jawab;
2. Kepemimpinan yang luar biasa;
3. Kesederhanaan organisasional dan operasional;
4. Kepegawaian yang efektif;
5. Tugas yang menantang;
6. Perencanaan dan pengendalian tujuan; dan
7. Pelatihan manajerial khusus.

 13 Faktor yang memengaruhi produktivitas

Ada 13 faktor  menurut Panji dan Anoraga (Nimas, 2007) dalam laman http://bioenergicenter.com/artikel/13-faktor-yang-memengaruhi-produktivitas-kerja

1. Pendidikan
2. Motivasi
3. Disiplin
4. Keterampilan
5. Sikap dan etika kerja
6. Gizi
7. Tingkat penghasilan
8. Lingkungan kerja dan iklim kerja
9. Teknologi
10. Sarana produksi
11. Jaminan sosial
12. Manajemen
13. Kesempatan berprestasi

Penyebab menurunnya produktivitas

Ensiklopedia bebas- http://id.wikipedia.org/wiki/Produktivitas

Beberapa permasalahan yang menyebabkan penurunan produktivitas perusahaan adalah:           

1. Tidak ada evaluasi produktivitas
2. Keterlambatan pengambilan keputusan oleh manajemen
3. Motivasi rendah dalam pekerjaan.
4. Perusahaan tidak mampu berkompetisi dan beradaptasi pada kemajuan teknologi dan informasi.

Masalah absensi (absenteeism) dan pergantian (turnover)

Absen (tidak hadir) dan atau pergantian karyawan/pegawai dapat menghambat produktivitas. Karena proses produksi terganggu. Jika karyawan tak masuk atau tiba-tiba berhenti, perlu ada yang menggantikannya. Apakah yang menggantikannya siap ? Kedua masalah ini perlu mendapatkan perhatian manajer.

Ada tiga macam biaya yang harus dikeluarkan jika diadakan pergantian, seperti tampak pada tabel di bawah ini :

Biaya-biaya pergantian sumber daya manusia

(Menurut Klingner & Nalbandian dalam Gomes, 2003:173)

Acquisitions Costs	Learning Costs	Separation Costs
Rekrutmen Seleksi Penempatan Biaya promosi dan mutasi/transfer	Orientasi, Pelatihan formal Biaya dari waktu pelatih	Pembayaran pemisahan Kerugian efisiensi sebelum pemisahan Kerugian produksi ketika posisi kosong

Ciri-ciri seorang pegawai produktif

Dalam laman http://www.asikbelajar.com/2014/04/teori-produktivitas-kerja.html

Timpe (1989) juga mengemukakan ciri-ciri seorang pegawai yang produktif yaitu :

Pertama, lebih dari memenuhi kualifikasi pekerjaan, artinya produktivitas tinggi tidak mungkin tercapai jika kualifikasi pegawai rendah. Pengamatan yang khas adalah :

1. Cerdas dan dapat belajar dengan cepat;
2. Kompeten secara profesional atau teknis;
3. Kreatif dan inovatif,
4. Memahami pekerjaaan;
5. Bekerja dengan “cerdik”, menggunakan logika, mengorganisasi pekerjaan dengan efisien, selalu memperhatikan kinerja mutu, kehandalan, pemeliharaan, kemananan, pembiayaan, dan penjadwalan;
6. Selalu mencari perbaikan tetapi tahu kapan harus berhenti;
7. Dianggap bernilai oleh atasannya;
8. Mempunyai catatan prestasi yang berhasil;dan
9. Selalu meningkatkan diri.

Kedua, bermotivasi tinggi, yang dalam hal ini pengamatan yang khas adalah:        

1. Dapat memotivasi diri sendiri;
2. Tekun;
3. Mempuanyai kemauan keras untuk bekerja;
4. Bekerja efektif dengan atau tanpa atasan;
5. Melihat hal-hal yang harus dikerjakan dan mengambil tindakan yang perlu;
6. Menyukai tantangan;
7. Selalu ingin bertanya;
8. Memperagakan ketidakpuasan yang konstruktif dan selalu memikirkan perbaikan;
9. Berorientasi pada sasaran atau pencapaian hasil;
10. Selalu tepat waktu;
11. Merasa puas jika telah mengerjakan dengan baik;
12. Memberikan andil lebih dari yang diharapkan;dan
13. Percaya bahwa kerja wajar sehari perlu dimbangi dengan gaji wajar untuk sehari.

Ketiga, mempunyai orientasi pekerjaan yang positif. Hal ini dapat diamati dari:

1. menyukai pekerjaannya dan membanggakannya;
2. menetapkan standar yang tinggi;
3. mempunyai kebiasaan kerja yang baik;
4. selalu terlihat dalam pekerjaannya;
5. cermat, dapat dipercaya, dan konsisten;
6. menghormati manajemen dan tujuannya;
7. mempunyai hubungan baik dengan manajemen;
8. dapat menerima pengarahan; dan
9. luwes dan dapat menyesuaikan diri.

Keempat, dewasa. Dalam hal ini pegawai yang dewasa memperlihatkan kinerja yang konsisten. Kedewasaan pegawai dapat diamati melalui:

1. Integritas tinggi;
2. Mempunyai rasa tanggung jawab yang kuat;
3. Mengetahui kelemahan atau kekuatan sendiri;
4. Mandiri, percaya diri, dan disiplin diri;
5. Pantas memperoleh harga diri;
6. Mantap secara emosional dan percaya diri,
7. Dapat bekerja efektif di bawah tekanan;
8. Dapat belajar dari pengalaman
9. Mempunyai ambisi yang kuat.

Kelima, dapat bergaul dengan efektif.  Pengamatannya yang khas adalah :

1. memperagakan kecerdasan sosial;
2. pribadi yang menyenangkan;
3. berkomunikasi dengan efektif (jelas dan cermat, terbuka saran dan pendengar yang baik);
4. bekerja produktif dalam rangka upaya tim;   
5. memperagakan sikap positif dan antusiaisme.

Pengertian efisien dan efektif

Dalam laman http://contohdanfungsi.blogspot.com/2013/10/pengertian-efisiensi dan-efektivitas.html; dalam laman http://lufi-publichealth.blogspot.com/2013/04/apa-itu-efesiensi-dan-efektivitas.html; http://trihadiputra.blogspot.com/2011/06/perbedaan-efisien-dan-efektif-unsur.html

Pengertian efisien (efisiensi) 

Kata efisien menurut kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna.tt undang-undang, peraturan). 

Efisiensi adalah ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu proses. Semakin hemat/sedikit penggunaan sumber daya, maka prosesnya dikatakan semakin efisien. Proses yang efisien ditandai dengan perbaikan proses sehingga menjadi lebih murah dan lebih cepat.    

Efisiensi Optimal adalah perbandingan yang terbaik antara pengorbanan yang diberikan dengan hasil yang dicapainya.

Contoh :

Misal mengetik dengan menggunakan komputer lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan mesin ketik IBM, karena dalam waktu yang sama hasilnya akan lebih banyak.

Misalnya  manajer dikatakan efisien apabila  dalam mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil produktivitas, performance) dibanding masukan-masukan (tenaga kerja,  bahan, uang dan waktu) yang digunakan.

Pengertian efektif (efektivitas)

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, kata efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab (tt obat); dapat membawa hasil; berhasil guna (tt usaha, tindakan); mulai berlaku (mis : undang2).

Efektivitas adalah ukuran tingkat pemenuhan output atau tujuan proses. Semakin tinggi pencapaian target atau tujuan proses maka dikatakan proses tersebut semakin efektif. Proses yang efektif ditandai dengan perbaikan proses sehingga menjadi lebih baik dan lebih aman.

Menurut Peter Drucker efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (do the right thing), sedang efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (do the thing right) .